Datenschutzerklärung
Datenkontrolleur
Justin Henkenjohann
Datenschutzerklärung
Stand: 12.11.2025
1) Verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Pflegeberatung Henkenjohann
Bahnhofstraße 62
33378 Rheda-Wiedenbrück
Betroffene Person
Datenschutzhinweise für Klient:innen
Rollenverteilung
Die Pflegeberatung Henkenjohann, Bahnhofstraße 62, 33378 Rheda-Wiedenbrück ist Verantwortlicher und entscheidet über Zwecke/Mittel der Verarbeitung.
Die Software PFLEGEBERATUNG.SOFTWARE wird von Die Müllers UG (haftb.), Bardenberger Str. 52, 52146 Würselen, als Auftragsverarbeiter für die Firma Pflegeberatung Henkenjohann betrieben; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Weisung.
Mit Ihnen als betroffene Person wird kein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen; stattdessen erhalten Sie diese Informationen nach Art. 13/14 DSGVO.
2) Zwecke & Rechtsgrundlagen (Art. 6, 9 DSGVO)
Zwecke
Planung, Durchführung und Dokumentation von Pflege-/Betreuungs-/Beratungsleistungen (inkl. digitaler Leistungsnachweise und PDF-Erstellung für Kassen).
Abrechnung gegenüber Pflegekassen/Kostenträgern; optional DTA-Abrechnung über AS-Bremen (siehe Ziff. 6).
Termin-, Einsatz- und Tourenplanung; Adressprüfung und Karten/Routen ggf. über Google Maps (siehe Ziff. 7).
IT-Betrieb/Sicherheit, Backups und Protokollierung (Nachvollziehbarkeit).
Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Leistungserbringung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. Nachweis/Aufbewahrung, Abrechnung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Einsatz-/Tourenplanung, IT-Sicherheit)
Für Gesundheits-/Sozialdaten zusätzlich: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 BDSG
Ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung), z. B. bei Verwendung von Google Maps.
3) Verarbeitete Datenkategorien
Stamm- & Kontaktdaten: Name, Anschrift, Kommunikationsdaten, Geburtsdatum
Leistungs-/Budgetdaten: Ansprüche/Budgets (§§ 45a, 45b, 39 SGB XI), abrechnungsrelevante Positionen
Gesundheits-/Sozialdaten (Art. 9 DSGVO): Versicherungsnummer, Diagnosen, Hilfsmittel, Kostenträger, Körpergröße, Behinderungsstatus/Grad
Nachweise/Signaturen: digitale Unterschriften, erzeugte PDFs
Kalender-/Planungsdaten: Termine, Fälligkeiten, Erinnerungen (ggf. Synchronisation mit Pflegedienst-Kalender)
Zugangs-/Nutzungsdaten: Benutzerkonten der Mitarbeitenden, Protokolldaten
4) Herkunft der Daten
Von Ihnen bzw. Ihren Bevollmächtigten/gesetzlichen Vertretungen; ergänzend – soweit erforderlich und zulässig – von behandelnden Stellen, Pflegekassen/Kostenträgern oder weiteren an der Versorgung Beteiligten.
5) Empfänger der Daten
Pflegekassen/Kostenträger – Nachweisführung & Abrechnung (inkl. PDF-Nachweise)
Auftragsverarbeiter (Software/Hosting): Die Müllers UG (haftb.), Betrieb von PFLEGEBERATUNG.SOFTWARE als SaaS im deutschen Rechenzentrum
Unterauftragsverarbeiter (Auszug):
AS-Bremen (DTA-Abrechnung)
Neue Medien Münnich (Hosting/DB-Betrieb)
IP-Projects GmbH & Co. KG (Netzwerkinfrastruktur)
Weitere Stellen – nur weisungs-/zweckgebunden und im erforderlichen Umfang (z. B. Kalenderserver eines Pflegedienstes für Termin-Sync).
6) Nutzung von Google Maps (Adressfindung, Routen & Karten)
Wir nutzen Google Maps für interne Adressprüfung und Routen-/Tourenplanung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO; berechtigtes Interesse: effiziente Einsatzplanung).
Eine Anzeige von Karten oder externen Routenlinks erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO).
Empfänger: Google Ireland Limited (ggf. Google LLC/USA). Drittlandübermittlung nur unter DSGVO-Voraussetzungen (DPF-Zertifizierung oder SCC).
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Dritt-Applikationen (z. B. Google Maps App) sind nur in Ausnahmen betroffen.
Rechtsgrundlagen & Steuerung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (intern)
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Anzeige externer Karten nur mit Einwilligung)
Drittlandübermittlung (USA) nur nach DSGVO-Vorgaben (z. B. geeignete Garantien).
7) Drittlandübermittlung (Art. 44 ff. DSGVO)
Die Verarbeitung durch den Software-Dienstleister und seine Unterauftragnehmer erfolgt grundsätzlich in deutschen Rechenzentren.
Nur bei Google-Maps-Nutzung kann eine Übermittlung in die USA erfolgen. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework (DPF) bzw. Standardvertragsklauseln (SCC).
8) Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO)
Technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs):
Rechenzentren in Deutschland (u. a. FFM); mehrstufige physische Zutrittskontrollen
Benutzer-/Zugangskontrolle, Passwortschutz, 2FA für Admin-Rollen
Verschlüsselung: HTTPS/TLS ≥ 1.2, AES-256
Protokollierung: revisionssichere Ereignis- und Authentifizierungslogs (12 Monate)
Backups täglich, Aufbewahrung 30 Tage, verschlüsselt; 24/7-Monitoring, DDoS-Schutz
9) Speicherdauer
Daten werden so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist und/oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Systemprotokolle: 12 Monate; Backups: 30 Tage (rollierend).
10) Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f.
Einwilligungen (z. B. Kartenanzeige) können jederzeit widerrufen werden.
Beschwerdestelle:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
poststelle@ldi.nrw.de
Kontakt für Betroffene:
Pflegeberatung Henkenjohann
Bahnhofstraße 62, 33378 Rheda-Wiedenbrück
11) Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Für die Erbringung der Leistungen (Beratung, Pflege, Abrechnung) sind bestimmte Angaben erforderlich (Kontakt-, Leistungs- und Abrechnungsdaten).
Ohne diese kann die Leistung nicht vollständig erbracht werden.
12) Automatisierte Entscheidungen/Profiling
Finden nicht statt.
Anlage A – Dienstleisterübersicht
Die Müllers UG (haftb.), Bardenberger Str. 52, 52146 Würselen – PFLEGEBERATUNG.SOFTWARE (SaaS/Hosting)
Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Neusalza-Spremberg – Hosting/DB-Betrieb
IP-Projects GmbH & Co. KG, Am Vogelherd 14, 97295 Waldbrunn – Netzwerk/Hosting
Zava Sprechstunde Online GmbH, Im Teelbruch 118, 45219 Essen; Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
AS-Bremen AS Abrechnungsstelle für Heil-, Hilfs- und Pflegeberufe AG, Am Wall 96–98, 28195 Bremen – DTA-Abrechnung
Wir nutzen eine Software, um Ihre Leistungen zu planen, zu dokumentieren und mit den Kassen abzurechnen. Verantwortlich ist unsere Firma; der Software-Betreiber arbeitet nur in unserem Auftrag und in Deutschland. Für Adressen und Karten kann Google Maps eingesetzt werden.
Sie können Auskunft verlangen, Widersprechen, Löschen oder Einwilligungen widerrufen.
Logs: 12 Monate – Backups: 30 Tage.
Ansprechpartner:
Pflegeberatung Henkenjohann
Bahnhofstraße 62 · 33378 Rheda-Wiedenbrück